발주서 양식 | 항목 채우는 순서와 부가세 합계 계산까지

발주서 양식에는 발주번호, 품목, 수량, 단가, 납기일, 납품 장소를 적으면 기본이 갖춰져요.
일반과세 거래라면 공급가액에 10%를 곱해 부가세를 더하고, 사업자 간 일반 발주서에는 정해진 단일 표준 서식을 찾을 수 없으니 거래처 서식부터 확인하세요.

발주서 양식, 사는 쪽이 파는 쪽에 주문 내용을 알리는 문서예요

발주서는 구매자가 공급자에게 물품이나 용역의 주문 내용을 알리는 거래 문서로 쓸 수 있어요.
무엇을 몇 개, 얼마에, 언제까지, 어디로 보내 달라는 말을 글로 남겨 두는 것이 핵심입니다.

발주서는 식당에서 쓰는 주문서와 같아요. 구두로 말하면 나중에 "그렇게 말한 적 없다"가 되기 쉬우니, 메뉴와 수량과 시간을 종이에 적어 두는 셈이에요.

가격을 먼저 받아 본 뒤에 발주서를 쓰는 경우가 많아요.
그래서 견적서 양식으로 받은 단가를 확인하고 발주서에 그대로 옮기는 흐름이 가장 흔합니다.

발주서 양식 항목, 머리글에서 이행 조건까지 순서대로 채워요

위에서 아래로 한 칸씩 채우면 빠지는 항목이 없어요.
머리글, 거래처, 품목 표, 이행 조건, 금액 순서로 보면 됩니다.

머리글에 발주번호와 발주일 적기발주번호, 발주일자, 공급업체를 문서 맨 위에 둬요. 견적번호가 있으면 함께 적어요.

거래처 정보 구분해서 적기발주처와 공급처의 상호, 사업자등록번호, 대표자, 담당자, 연락처를 나눠서 적어요.

품목 표에 한 행씩 입력하기품명, 규격, 단위, 수량, 단가, 금액, 비고를 물품마다 한 줄씩 적어요. 같은 품목의 조건이 섞이지 않아요.

납기일과 납품 장소 따로 적기날짜와 주소는 주문 내용의 일부라서 별도 칸에 분명히 적는 것이 좋아요.

합계금액과 결제조건 확인하기공급가액, 부가가치세, 합계를 맞춰 보고 지불 조건을 적어요.

납기와 장소를 "빠른 시일 내", "본사"처럼 모호하게 쓰면 분할 납품이나 지점 배송에서 서로 다르게 이해하기 쉬워요. 날짜와 주소를 구체적으로 적으세요.

프로젝트명이나 검수·포장 요청 같은 관리 항목을 함께 두는 양식도 있어요.
회사 내부 구매요구 단계에서도 품명, 수량, 단가, 납기일, 규격을 분명히 기입해야 발주 과정의 혼선이 줄어듭니다.

예시 1 · 사무용품을 처음 주문하는 하은 씨하은 씨는 거래처에서 받은 견적서의 단가를 보고 발주서 품목 표에 옮겨 적었어요.
납기일은 "11월 20일 오전", 납품 장소는 건물 이름과 층까지 적었더니 배송 기사님이 헤매지 않았습니다.

발주서 양식 무료 파일, 엑셀과 워드와 PDF로 받을 수 있어요

무료 양식 서비스 중에는 발주서를 엑셀, 워드, PDF, 한글(HWPX) 4개 형식으로 제공하는 곳이 있어요.
자주 주문한다면 계산이 자동으로 되는 엑셀이 편하고, 한 번만 보낸다면 PDF나 워드로 충분합니다.

엑셀 양식수식 자동 계산수량과 단가를 넣으면 금액·부가세·총액이 계산되도록 만든 양식도 있어요

워드·한글 양식문구 수정이 쉬움특약이나 요청 사항을 길게 써야 할 때 편해요

PDF 양식그대로 전달서식이 흐트러지지 않게 보내거나 인쇄할 때 써요

한 무료 엑셀 양식은 발주서, 발주 관리 대장, 사용법의 3개 시트로 나뉘고 파일 크기는 32KB예요.
품목 입력란이 15줄이고 A4 한 장 인쇄용으로 만든 설계값이라서, 다른 양식에는 그대로 적용되지 않습니다.

자동 계산 엑셀을 받았다면 수식이 실제로 들어 있는지, 세율이 지금 거래에 맞는지 직접 한 번 확인한 뒤 쓰세요.

양식을 열 때는 사용하는 프로그램 버전도 확인해요.
어떤 양식 안내는 Excel 2016 이상과 Google Sheets에서 열 수 있다고 밝히는데, 이것은 그 파일의 호환성 안내입니다. 숫자 정리가 익숙하지 않다면 엑셀가계부양식으로 표와 합계 칸을 먼저 연습해 보세요.

발주서 부가세 계산, 공급가액에 10%를 곱해요

일반과세자에게 적용되는 부가가치세율은 10%예요.
품목별 금액을 모두 더해 공급가액을 구하고, 거기에 10%를 곱한 값이 부가세, 둘을 더한 값이 합계입니다.

공급가액은 물건값 자체, 부가세는 물건값 위에 붙는 세금이에요. 합계는 "물건값 + 세금"이라고 기억하면 헷갈리지 않아요.

예시 2 · 품목이 두 개인 발주서품목 A를 3개, 단가 18,000원으로 주문하면 54,000원이에요. 품목 B를 2개, 단가 25,000원으로 주문하면 50,000원이고, 공급가액 합계는 104,000원입니다.
일반과세 10%를 적용한다고 가정하면 부가세는 10,400원, 발주 합계는 114,400원이에요.

예시 3 · VAT 포함 단가로 받은 견적VAT 포함 단가가 11,000원인 물건을 10개 주문한다고 가정하면 총 지급액은 110,000원이에요.
일반과세 10%라면 이 안에 공급가액 100,000원과 세액 10,000원이 들어 있는 셈이에요. 다만 실제로 공급가액과 세액을 어떻게 나눌지는 세금계산서와 거래 조건을 기준으로 확인하세요.

면세 거래라면 10%를 자동으로 붙이면 안 돼요. 부가가치세가 면제되는 재화나 용역인지는 법령 기준으로 따로 확인해야 합니다. 견적서에서 VAT 포함인지 별도인지부터 대조하세요.

발주서와 견적서와 세금계산서, 서로 다른 문서예요

견적서는 파는 쪽이 가격을 제시하는 문서, 발주서는 사는 쪽이 주문 내용을 알리는 문서예요.
거래가 끝나면 거래명세서 양식으로 실제 납품 내역을 확인하는 흐름이 이어집니다.

세금계산서를 받지 않거나 필요적 기재사항이 빠지거나 사실과 다르면 매입세액 공제에 문제가 생길 수 있어요.
발주서와 세금계산서는 별도 문서이므로 발주서만으로 세금계산서를 대신하지 않습니다.

주문 조건을 계약서 수준으로 더 자세히 남겨야 하는 큰 거래라면 계약서 양식도 함께 살펴보세요.
발주 전에 제안 내용을 정리해야 한다면 제안서 양식이 도움이 돼요.

발주서 보낸 뒤 변경과 취소, 거래처 약정을 먼저 확인해요

계약의 청약은 원칙적으로 철회하지 못한다고 민법 제527조가 정해요.
그래서 발주서를 보낸 뒤 수량이나 납기를 바꾸고 싶다면 거래처와 맺은 약정과 개별 계약 내용을 먼저 확인해야 합니다.

대법원 판례는 계약의 청약이 승낙만으로 계약이 성립할 정도로 구체적이고 확정적이어야 한다고 설명해요.
그래서 품목, 수량, 단가, 납기처럼 거래 당사자가 중요하게 보는 조건을 발주서에 빠뜨리지 않는 것이 분쟁 예방에 도움이 됩니다.

변경 사항을 거래처에 먼저 알리기수량·납기 변경이 필요하면 전화나 메일로 먼저 협의해요.

바뀐 내용을 문서로 남기기변경 발주는 새 번호나 버전, 변경 사유를 남길지 거래처와 정해 두면 좋아요.

금액 다시 계산하기바뀐 수량으로 금액과 합계를 다시 맞춰요.

예시 4 · 10개 주문했다가 2개를 줄인 경우동일 품목을 10개 발주했다가 2개를 취소하면 변경 수량은 8개예요.
단가가 12,000원이라고 가정하면 변경 금액은 8 × 12,000 = 96,000원이 됩니다. 이 금액으로 합계와 부가세도 다시 확인하세요.

전자서명이나 이메일 수신만으로 계약이 성립하는지, 발주서를 얼마나 보관해야 하는지는 업종과 거래 조건에 따라 달라요. 이런 부분은 거래처와 계약서에 정해 두는 것이 안전합니다.

발주서 양식은 거래처 요구부터 확인하고 쓰세요

사업자 간 일반 발주서에는 법으로 정한 단일 표준 서식을 찾을 수 없아요.
거래처가 따로 요구하는 서식이나 전자발주 시스템의 항목이 있다면 그쪽 항목을 먼저 따라야 합니다.

한 행의 금액은 수량 × 단가예요. 수량 15개, 단가 8,700원이면 15 × 8,700 = 130,500원이고, 모든 행을 더하면 공급가액이 됩니다.

공공조달 발주는 또 달라요. 나라장터나 각 발주기관의 전자조달 절차와 서식을 따라야 하므로, 이 글의 민간용 양식을 그대로 쓰기보다 해당 기관 안내를 먼저 확인하세요.
발주를 마친 뒤 인수인계가 필요하면 인수인계서 양식으로 업무 내용을 정리해 두면 편해요.

자주 묻는 질문

발주서 양식에 반드시 넣어야 할 항목은 무엇인가요?

품목, 수량, 단가, 납기일, 납품 장소가 기본이에요. 여기에 발주번호, 발주일자, 공급업체, 합계금액, 결제조건을 더하면 거래처와 조건이 어긋날 일이 줄어요.

발주서와 견적서, 세금계산서는 어떻게 다른가요?

견적서는 거래처가 가격을 제시하는 문서, 발주서는 구매자가 주문 내용을 알리는 문서예요. 세금계산서는 별도 문서라서 발주서로 대신할 수 없습니다.

발주서에 부가세 10%는 어떻게 계산하나요?

일반과세 거래라면 공급가액에 10%를 곱한 값이 부가가치세예요. 공급가액 100,000원이면 부가세 10,000원, 합계 110,000원입니다. 면세 거래는 10%를 자동으로 붙이면 안 돼요.

발주서를 보낸 뒤 수량이나 납기일을 바꿀 수 있나요?

계약의 청약은 원칙적으로 철회하지 못한다고 민법 제527조가 정해요. 변경과 취소는 거래처와 맺은 약정을 먼저 확인하고, 바뀐 내용은 새 번호나 변경 사유를 붙여 다시 보내 두세요.

발주서 법정 표준 양식이 따로 있나요?

사업자 간 일반 발주서에는 법으로 정한 단일 표준 서식을 찾을 수 없아요. 거래처가 요구하는 서식이나 전자발주 시스템의 항목이 있는지 먼저 물어보세요.

함께 쓰는 거래 서류 바로 이어서 보기

발주서를 보냈다면 앞뒤로 쓰는 서류도 같이 준비해 두면 편해요.
견적과 명세, 계약 서류를 한곳에서 이어서 볼 수 있습니다.