지출결의서 양식 | 지출결의서 작성 항목과 증빙 붙이는 순서까지

지출결의서는 증 제호, 결재란, 적요, 채주, 지급방법을 채우고 영수증과 품의서를 붙여 내는 서류예요.
일반 기업 전체에 통하는 법정 서식은 없어서, 회사 사규나 보조금 교부조건에 맞춰 양식을 고르면 됩니다.

지출결의서 양식, 쓴 돈을 설명하고 결재받는 서류예요

지출결의서는 돈을 쓴 뒤에 이유와 금액, 받는 곳을 적어 결재를 받는 서류예요.
회사마다 칸 구성은 다르지만 핵심은 누가, 누구에게, 얼마를, 왜, 어떻게 보냈는지를 한 장에 보여 주는 것입니다.

지출결의서는 가계부 한 줄에 영수증을 스테이플러로 찍어 붙인 것과 같아요. 품의서가 '이 돈 써도 될까요'라는 사전 허락이라면, 지출결의서는 '이렇게 썼습니다'라는 사후 보고예요.

일반 기업에 공통으로 강제되는 단일 법정 서식은 따로 없어요.
그래서 사규에 정해진 양식이 있으면 그것을 쓰고, 보조금을 받는 단체라면 교부조건에서 요구한 서식을 먼저 확인합니다. 허락을 받는 쪽 서류가 궁금하면 품의서 양식과 품의서 뜻을 먼저 보세요.

지출결의서 양식 다운로드, 공공 서식과 엑셀 양식을 비교해 고르세요

양식은 크게 공공 회계 서식과 회사 내부용 엑셀 양식 두 갈래예요.
국가법령정보센터에는 별지 제9호서식 지출결의서가 공개되어 있고, 위 파란 버튼에서 바로 볼 수 있습니다.

공공 회계 서식 (별지 제9호서식)A4 규격증 제호, 결재란, 회계연도, 공급가액·부가세·공제·지급액 칸이 모두 있어요. 규격은 210mm×297mm, 일반용지 60g/㎡로 표시됩니다.

회사 내부 엑셀 양식결재 3칸KN ERP가 2026년 10월 7일 기준으로 공개한 무료 엑셀 양식은 담당·팀장·대표 3칸 결재란과 지출 내역 12줄을 갖췄고, 증빙 종류별 합계가 자동 계산돼요.

엑셀 양식은 파일 형식이나 매크로 포함 여부가 제각각이라 내려받기 전에 제공 페이지에서 확인하는 게 좋아요.
결재란은 단체 실정에 맞게 줄이거나 늘려 써도 됩니다. 거래처에 주는 서류는 견적서 양식이나 거래명세서 양식을 따로 쓰세요.

지출결의서 작성 예시, 칸마다 이렇게 적어요

작성은 위에서 아래로 칸을 채우면 끝나요.
공주시 지방보조금 운용 편람의 작성요령을 기준으로 순서를 정리했습니다.

증 제호와 결재란증 제호는 지출부의 지출일자 순서에 따른 일련번호로 적어요. 결재란은 조직에 맞게 조정해 씁니다.

단위사업과 비목단위사업 칸에는 해당 사업명을, 비목 칸에는 해당 비목 명칭을 적어요.

채주 적기돈을 받는 거래처의 주소, 상호, 성명을 적어요.

적요와 금액무엇을 샀는지 구체적으로 쓰고 금액을 채워요.

지급방법카드 결제면 '카드결제'라고 쓰고, 계좌입금이면 받는 곳의 거래은행 계좌번호를 적어요.

예시 1 · 사무용품을 산 총무팀 지은 씨거래처 한빛문구에 공급가액 275,000원짜리 사무용품을 계좌이체로 샀다고 가정해 볼게요.
비목은 사무용품비, 적요는 '복사용지·토너 구입', 지급방법에는 한빛문구의 계좌번호를 적습니다. 부가세 10%는 27,500원이라 합계는 302,500원이에요.

카드결제나 계좌입금이면 채주의 영수 날인은 없어도 돼요. 현금으로 직접 줬을 때는 영수 확인란을 채우는 것이 안전합니다.

지출결의서 금액 칸, 공급가액과 부가세와 지급액을 나눠 적어요

공공 서식은 적요 옆에 공급가액, 부가세, 합계, 소득세, 주민세, 기타공제, 공제액계, 지급액 칸을 나눠 두었어요.
부가가치세법 제30조의 세율은 10%라서 공급가액에 0.1을 곱하면 부가세가 나옵니다.

예시 2 · 공급가액 100,000원짜리 물품공급가액을 100,000원이라고 가정하면 부가세는 10,000원, 합계는 110,000원이에요.
세금계산서나 영수증 금액과 다르면 영수증 금액을 기준으로 다시 맞춰 적습니다.

예시 3 · 공제가 있는 용역비공급가액 1,200,000원에 부가세 120,000원, 소득세 등 공제액계가 36,000원이라고 가정해 볼게요.
지급액은 1,200,000 + 120,000 - 36,000 = 1,284,000원이에요. 공제를 적용할지와 세율은 지급 성격에 따라 달라서 해당 법령을 따로 확인해야 합니다.

세율 계산이 번거로우면 세금계산서 양식에서 항목 구성을 먼저 익혀 두세요.
세금계산서에는 공급하는 사업자의 등록번호와 성명 또는 명칭, 공급받는 자의 등록번호 등이 적혀야 합니다(부가가치세법 제32조).

지출결의서 첨부서류, 거래 종류에 따라 붙일 증빙이 달라요

일반 지출과 계약이 있는 지출은 붙이는 서류가 달라요.
광주광역시교육청 지침이 든 순서를 그대로 옮기면 아래와 같습니다.

일반 지출4종지출결의서, 계좌이체서 또는 신용·체크카드 매출전표, 견적서, 품의서 순으로 편철해요.

계약서가 있는 물품·용역·공사10종지출결의서, 계좌이체결과서, 청구서, 대금청구서류, 검사검수서, 준공·완수·납품서류, 계약서, 계약구비서류, 견적서, 품의서 순이에요.

공주시 편람은 첨부서류의 예로 내부품의서, 견적서, 카드전표, 세금계산서·계산서 같은 영수증, 거래명세서, 지급내역서를 들어요.
서류 이름이 낯설면 품의서 양식, 견적서 양식, 거래명세서 양식을 각각 열어 보세요.

지출결의서 날짜 칸, 품의일과 지출일을 헷갈리지 마세요

날짜 칸에서 가장 많이 틀리는 곳이 원인행위 일자와 지출일자예요.
발의·원인행위 일자는 지출이나 계약의 원인이 된 품의를 결정한 날이고, 지출부 기재일은 통장에서 돈이 나간 날입니다.

품의 결정일은 '장보기 허락 받은 날', 지출일은 '실제로 계산한 날'이라고 생각하면 쉬워요. 두 날짜는 보통 달라서 한 칸에 같은 날짜를 적으면 안 맞아요.

공공 서식은 계약(주문), 청구, 지출원인행위 등기, 지출, 납품(준공·운반), 지출부등기, 검사(검수), 물품(재산)대장등기까지 날짜 칸을 따로 둬요.
회사 내부 양식은 이 중 사용일 하나만 두는 경우가 많으니 사규를 따르세요.

지출결의서 한 장에 영수증 여러 개, 지출일이 같으면 묶을 수 있어요

지출일자가 같은 지출은 지출결의서 1건으로 작성할 수 있어요.
다만 적요에는 영수증별 내용을 나눠 적어야 하고, 합계만 쓰고 끝내면 안 됩니다.

예시 4 · 같은 날 식대와 택시를 쓴 영업팀 민수 씨같은 날 식대와 택시비를 냈다고 가정해 볼게요.
적요에 '거래처 미팅 식대', '거래처 이동 택시비'처럼 영수증별로 한 줄씩 적고, 영수증 2장을 지출결의서 뒤에 붙입니다. 지출일이 다른 영수증은 다음 결의서로 넘겨요.

기간을 정해 모아서 내는 양식도 있어요.
이때는 사용일, 거래처, 비용 유형, 업무 목적, 공급가액, 부가세, 총액을 줄별로 구분하면 정산이 쉽습니다(경리데스크 양식 기준).

지출결의서 보관 기간, 증빙은 5년 보관하세요

광주광역시교육청 지침은 지출증빙서, 현금출납부, 지출부의 보존기간을 5년으로 제시해요.
사업자는 부가가치세법 제71조에 따라 장부와 세금계산서, 영수증을 해당 과세기간 확정신고기한 후 5년간 보존해야 합니다.

지출결의서를 썼다고 해서 비용 인정이나 매입세액 공제가 확정되지는 않아요. 거래의 성격과 적격증빙 요건은 따로 확인해야 합니다(경리데스크 안내 기준).

인수인계 때 증빙이 흩어지는 일이 흔해요. 인수인계서 양식에 보관 위치를 적어 두면 편해요.
대신 거래를 맡길 때는 위임장 양식으로 권한을 남겨 두고(인감이 필요한 경우는 인감증명서위임장양식을 참고), 다른 서식은 서류 발급 모음과 계산기·도구 모음, 조회·행정 모음에서 찾을 수 있어요.

자주 묻는 질문

지출결의서는 법으로 정해진 서식이 있나요?

공공 회계에는 별지 서식이 있지만, 일반 기업 전체에 통하는 단일 법정 서식은 없어요. 회사 사규나 보조금 교부조건에 맞는 양식을 쓰세요.

여러 영수증을 지출결의서 한 장에 묶어도 되나요?

지출일자가 같은 지출이면 1건으로 묶어 쓸 수 있어요. 대신 적요에 영수증별 내용을 나눠 적어야 합니다.

카드로 결제하면 지급방법에 뭐라고 쓰나요?

지급방법 칸에 '카드결제'라고 적어요. 계좌입금이면 받는 거래처의 은행 계좌번호를 적습니다.

지출결의서와 품의서는 뭐가 다른가요?

품의서는 쓰기 전에 허락을 받는 서류이고, 지출결의서는 쓴 돈을 정리해 결재받는 서류예요. 품의 결정일이 지출결의서의 원인행위 일자가 됩니다.

지출 증빙은 얼마나 보관하나요?

광주광역시교육청 지침은 지출증빙서를 5년으로 제시해요. 사업자는 부가가치세법 제71조에 따라 세금계산서와 영수증도 확정신고기한 후 5년간 보존합니다.

함께 쓰는 서류 바로 이어서 보기

지출결의서를 쓰다 보면 앞뒤로 필요한 서류가 이어져요.
품의서와 견적서, 거래명세서를 먼저 갖춰 두면 결재가 빨라집니다.