시말서 양식 | 항목별 작성방법과 반성문 강요 판례까지

시말서 양식은 인적사항, 발생 경위, 사유, 재발방지 계획 순으로 사실만 적으면 됩니다.
회사 취업규칙과 제출 요구서에 적힌 문서 이름과 항목을 먼저 확인하는 것이 가장 확실해요.

시말서 양식, 사건 보고서라고 생각하면 쉬워요

시말서는 업무 중 생긴 잘못이나 사고의 처음부터 끝까지를 적어서 내는 문서예요.
회사마다 이름과 틀이 달라서 정해진 양식을 받는 경우도 있고, 아무 틀 없이 직접 써 오라고 하는 경우도 있습니다.

시말서는 '사건 보고서'에 가깝습니다. 무슨 일이 언제 어떻게 있었는지를 육하원칙으로 정리하는 글이지, 마음을 표현하는 글이 아니에요.

비슷한 문서로 경위서 양식이 있어요. 경위서는 사실관계를 적는 쪽에, 시말서는 재발 방지 다짐까지 담는 쪽에 가깝습니다.
제출을 요구받았다면 요구서에 어떤 문서 이름과 항목이 적혀 있는지부터 확인하세요.

시말서 작성방법, 이 순서로 쓰면 빠져요

정해진 양식이 없다면 아래 순서로 항목을 나눠 쓰면 됩니다.
기업마당에 올라온 서식 소개도 인적사항과 상세 사유, 위반내용, 재발방지 서약을 기재하도록 되어 있어요.

인적사항과 담당업무 적기소속, 직급, 이름과 맡고 있는 업무를 먼저 써요.

발생 일시와 장소 적기언제 어디서 있었던 일인지 날짜와 시간을 구체적으로 써요.

경위를 시간 순서로 쓰기있었던 일을 본인의 평가 없이 순서대로 적어요.

사유와 위반한 규정 쓰기왜 그런 일이 생겼는지, 어떤 규정과 관련되는지를 짧게 써요.

재발방지 계획과 서명앞으로 어떻게 하겠다는 구체적 방법과 작성일, 서명을 넣어요.

원인을 적을 때 남 탓이나 추측은 빼세요. 확인된 사실만 쓰면 나중에 문서가 불리하게 읽힐 일이 줄어듭니다.

예시 1 · 지각한 지민 씨가정으로 11월 3일 오전 9시 정각이 출근 시간인데 9시 25분에 출근했다고 해 볼게요.
출근 시간 25분 초과, 원인은 지하철 운행 지연, 지연 증명 서류 첨부 여부, 다음부터 30분 일찍 출발한다는 계획까지 쓰면 한 장으로 충분해요.

시말서 양식 다운로드, 기업마당에 서식이 올라와 있어요

중소벤처기업부 기업마당의 기업업무용 서식 화면에는 업무용 서식이 3,207건 올라 있어요(2026-11-06 확인).
그중 시말서는 '시말서(지각)'와 '시말서(규정위반상세기술)' 두 가지로 확인됩니다.

시말서(지각)다운로드 388출퇴근 기록 소홀로 지각했을 때, 인적사항과 상세 사유 기재

시말서(규정위반상세기술)다운로드 149회사 규정을 위반했을 때, 위반내용 상세 기재와 재발방지 서약 포함

회사 문서가 필요한 다른 상황이라면 차용증 양식, 견적서 양식, 거래명세서 양식도 같은 곳에서 찾을 수 있어요.

다운로드 수는 기업마당 화면에 표시된 숫자예요. 개별 서식 파일을 직접 내려받아 확인하지는 않았으니, 받은 뒤에 항목이 우리 회사 상황에 맞는지 한 번 훑어 보세요.
이력 관련 서식이 필요하다면 경력기술서 양식이나 이력서 양식도 같은 방식으로 찾을 수 있습니다.

시말서 쓰는법 지각편, 사유는 구체적으로 한 가지만 써요

지각 시말서는 날짜, 출근 시각, 늦은 시간, 원인을 정확히 쓰는 것이 핵심이에요.
사유가 여러 가지로 나뉘면 변명처럼 읽히니 직접 원인 하나를 정하고 나머지는 덧붙이는 정도로 줄이세요.

예시 2 · 규정을 어긴 현우 씨가정으로 보안 규정상 반출이 금지된 자료를 메일로 보냈다고 해 볼게요.
발송 일시, 보낸 자료 이름, 받은 사람, 어떤 규정을 어겼는지, 회수 조치와 앞으로 사전 승인을 받겠다는 계획 순으로 쓰면 됩니다.

어떤 결정이 필요했던 일이라면 품의서 양식으로 사전에 승인을 받는 절차를 재발방지 방법으로 적는 것도 좋아요.

시말서 강요, 반성문까지 쓰게 하면 문제가 돼요

대법원 2010. 1. 14. 선고 2009두6605 판결은 시말서가 단순 경위보고를 넘어 반성과 사죄 내용을 담도록 하면 양심의 자유를 침해한다고 판단했어요.
그런 시말서를 요구하는 취업규칙 규정은 근로기준법 제96조제1항에 따라 효력이 없고, 그에 근거한 제출명령도 정당한 업무명령으로 볼 수 없다고 했습니다.

사건이 어떻게 벌어졌는지 적는 것은 '보고'이고, 잘못했다고 빌며 반성하는 마음을 적는 것은 '사죄'예요. 앞의 것은 요구할 수 있어도 뒤의 것은 강요하기 어렵다는 취지입니다.

어느 쪽인지는 제출명령의 원인, 경위, 다른 제재의 내용 같은 사정을 종합해 판단해야 한다고 했어요. 그래서 개별 사안의 결론은 이 글만으로 정할 수 없습니다.
대한민국헌법 제19조는 모든 국민에게 양심의 자유가 있다고 정하고 있어요. 분쟁이 커질 것 같으면 내용증명 양식으로 입장을 남기거나 전문가 상담을 받아 보세요.

시말서 안 쓰면 징계, 취업규칙 규정부터 확인해요

취업규칙이나 징계 규정에 시말서 제출 조항이 있으면 기한 내 미제출이 징계 사유가 될 수 있어요. 대법원 1991. 12. 24. 선고 90다12991 판결이 그렇게 판단했습니다.
하지만 같은 판결은 시말서 불제출이라는 가벼운 비위에 가장 무거운 파면을 택한 것은 징계권을 벗어난 것이라는 원심 판단을 수긍했어요.

1회 감급 상한평균임금 1일분의 1/2근로기준법 제95조 (취업규칙으로 감급을 정할 때)

감급 총액 상한임금총액의 1/10한 임금지급기의 임금총액 기준

예시 3 · 감급이 나온 수아 씨가정으로 평균임금 1일분이 150,000원이면 1회 감급은 150,000원의 2분의 1인 75,000원까지예요.
한 임금지급기의 임금총액이 2,500,000원이라면 같은 기간 감급 총액은 250,000원을 넘을 수 없습니다.

징계위원회 구성이나 재심 절차가 취업규칙과 다르게 진행되면 징계가 무효가 될 수 있어요(대법원 2020. 11. 26. 선고 2017두70793 판결).
회사를 그만두는 쪽을 고민한다면 사직서 양식과 이직확인서 양식도 미리 살펴 두세요.

취업규칙과 시말서, 근로기준법 제93조부터 봐요

근로기준법 제93조는 상시 10명 이상의 근로자를 사용하는 사용자에게 취업규칙 작성과 신고 의무를 둬요. 필수 사항에는 표창과 제재에 관한 사항이 들어갑니다.
그래서 상시 근로자가 9명이면 이 기준에 미달하고, 10명이면 해당해요.

취업규칙을 만들거나 바꿀 때는 과반수 노동조합, 없으면 근로자 과반수의 의견을 들어야 해요(근로기준법 제94조). 근로자에게 불리하게 바꾸면 의견 청취가 아니라 동의를 받아야 합니다.
다른 사람에게 일을 맡기는 상황이라면 위임장 양식도 함께 확인해 보세요.

자주 묻는 질문

시말서와 경위서는 같은 문서인가요?

비슷하지만 쓰임이 달라요. 경위서는 사건이 어떻게 벌어졌는지 사실을 적는 문서이고, 시말서는 거기에 재발 방지 다짐까지 담는 경우가 많아요. 회사가 어느 쪽을 요구하는지 제출 요구서를 먼저 확인하세요.

회사가 정한 시말서 양식이 없으면 어떤 항목으로 쓰나요?

인적사항, 담당업무, 발생 일시와 경위, 사유, 재발방지 계획, 작성일과 서명 순으로 쓰면 됩니다. 기업마당에 올라온 시말서 서식도 이 항목들을 기준으로 소개돼요.

회사가 반성문이나 사과문 형식을 강요할 수 있나요?

대법원 2010. 1. 14. 선고 2009두6605 판결은 단순 경위보고를 넘어 반성과 사죄를 담도록 하는 시말서 요구가 양심의 자유를 침해한다고 판단했어요. 그런 취업규칙 규정은 효력이 없다고 봤습니다.

시말서를 내지 않으면 바로 징계받나요?

취업규칙에 제출 규정이 있으면 기한 내 미제출이 징계 사유가 될 수 있어요. 다만 대법원 1991. 12. 24. 선고 90다12991 판결은 시말서 불제출이라는 가벼운 비위에 파면을 택한 것은 징계권 범위를 벗어났다고 봤습니다.

시말서 제출 요구와 감급 처분에는 어떤 제한이 있나요?

감급은 1회 금액이 평균임금 1일분의 2분의 1 이내, 총액이 한 임금지급기 임금총액의 10분의 1 이내여야 해요. 취업규칙이 법령이나 단체협약과 어긋나도 안 됩니다.

시말서 다음에 필요한 서류 바로 이어서 보기

시말서를 낸 뒤에는 경위서나 증명서, 사직 서류가 이어지는 경우가 많아요.
필요한 양식을 한곳에서 바로 찾아 보세요.